Макет экспорта бухгалтерской информации для загрузки
в ПК «ИНСПЕКТОР»
ПК
«ИНСПЕКТОР» предназначен для анализа бухгалтерских баз данных.
Поэтому, в него необходимо загрузить (импортировать) бухгалтерские
проводки анализируемой компании. Чтобы это сделать, сначала надо
выгрузить (экспортировать) бухгалтерские проводки из бухгалтерской
программы, которая применяется в компании.
Наиболее широко
применяемой бухгалтерской программой в настоящее время является
«1С». Поэтому, для экспорта бухгалтерских проводок из «1С» нами
разработаны готовые запросы на внутреннем языке «1С» версий 7.7
и 8.1. Выполнение этих запросов никак не влияет на содержание
исходной бухгалтерской базы данных. В результате выполнения формируется
ряд dbf-файлов, которые служат для импорта бухгалтерской информации
в ПК «ИНСПЕКТОР».
Ниже приведено
описание формата, в котором должна быть экспортирована информация
из бухгалтерской базы данных в случае, если на предприятии применяется
не «1С», а какая-либо иная программа.
Сначала познакомимся
с тем, какая информация содержится в проводках в ПК «ИНСПЕКТОР».
Проводка в
ПК «ИНСПЕКТОР» состоит из реквизитов, которые можно разбить на
три группы:
1. общая часть.
Содержит реквизиты, которые относятся ко всей проводке в целом:
* дата,
* вид и № документа;
* сумма;
* товар-1, количество-1/товар -2, количество-2/ товар -3, количество-3;
* комментарий (назначение платежа);
2. дебетовая
часть:
* № счета учета по дебету;
* дебитор-1/ дебитор-2/ дебитор-3/ дебитор-4/ дебитор-5;
3. кредитовая
часть:
* № счета учета по кредиту;
* кредитор-1/ кредитор-2/ кредитор-3/ кредитор-4/ кредитор-5.
Первое, на
что надо обратить внимание: товар и количество, а также контрагенты
в ПК «ИНСПЕКТОР» могут иметь несколько реализаций. Например, «товар-1»
может иметь значение «труба нарезная», а «товар-2» в этой же проводке
может иметь значение «металлические конструкции». «Дебетор-1»
может иметь значение «ООО АЛЬЯНС», а «Дебетор-2» - «Зинченко В.П.»
(например, это может быть сотрудник «ООО АЛЬЯНС»).
Второе, на
что надо обратить внимание: что часть реквизитов проводки представлена
в виде кода, раскодировка которого (т.е. наименование) содержится
в соответствующем справочнике. В виде кода в проводке «ИНСПЕКТОР»
представлены контрагенты, товары и виды документов. Поэтому, для
анализа бухгалтерской информации в ПК «ИНСПЕКТОР» надо предоставить
не только проводки, но также и соответствующие справочники.
Аналогичным
образом информация организована практически во всех бухгалтерских
программах. Поэтому, если на вашем предприятии применяется не
бухгалтерская программа «1С» (для которой у нас имеется готовый
запрос для получения нужной для ПК «ИНСПЕКТОР» информации), то
выполнить экспорт бухгалтерской информации вашего предприятия
в нужном для загрузки в ПК «ИНСПЕКТОР» формате проблем не составит.
Судите сами: сформировать в ходе выгрузки проводок из исходной
базы данных такие простые и очевидные реквизиты, как «дата операции»,
«вид документа» и «№ документа», «сумма руб.» большого труда не
составляет. Для формирования же дебетовой и кредитовой частей
проводки в распоряжение пользователя предоставлено до 5 реализаций
реквизитов «Дебитор» и «Кредитор». Этого с избытком хватает для
размещения реквизитов исходной базы данных, подходящих под эти
понятия.
Поэтому, все
реквизиты исходных проводок, подходящие под понятия «получатель»
(т.е. дебитор) и «отправитель» (т.е. кредитор), смело переносите
в реквизиты «Дебитор1/2/3/4/5) и «Кредитор 1/2/3/4/5) файла Import.dbf,
описанного ниже.
Не задавайтесь при этом вопросом: «а стоит ли выгружать этот реквизит?».
В ходе предварительного анализа перед загрузкой в пк «ИНСПЕКТОР»
мы сами все расставим по своим местам. То же самое относится и
к реквизитам «товар-1/2».
Формат
файла «Бухгалтерские проводки», предназначенного для импорта в
ПК «ИНСПЕКТОР»
Каждой бухгалтерской
проводке должна соответствовать 1 запись в файле Import.dbf. Ниже
представлено описание полей файла Import.dbf:
Как
видите, общая часть проводки содержится в реквизитах 1 – 9, дебетовая
часть проводки содержится в реквизитах 1 0 – 16, а кредитовая
часть проводки содержится в реквизитах 1 7 – 21. Наименования
реквизитов, которые представлены кодами, начинаются со слова «код».
Для получения наименований (раскодировок) таких реквизитов требуется
представить соответствующие справочники в виде файла RefXX.dbf,
формат которого описан ниже в разделе «Справочники».
В файл Import.dbf
должны попасть все проводки, которые отражены в бухгалтерском
учете предприятия. Например, переоценка валютных средств, начисления
за услуги банка и т.п.
В то же время,
в файл Import.dbf должны попасть только проводки, которые отражены
в бухгалтерском учете предприятия, т.е. в регистрах учета, предъявляемых
налоговым органам.
Особое внимание
следует уделить реквизитам, отражающим статус актуальности проводки
- во многих бухгалтерских базах данных могут физически присутствовать
проводки, которые по каким-либо причинам не учитываются при проведении
бухгалтерских расчетов. Такими причинами могут быть отказ оператора
подтвердить создание проводки после заполнения реквизитов, удаление
проводки, установление флага «не учитывать» и т.п. Поэтому, следует
внимательно ознакомиться со структурой проводки в исходной базе
данных – нет ли в этой структуре реквизита типа «статус», который
и определяет, нужно ли учитывать проводку ?
Напоминаем:
в файл Import.dbf должны попасть все и только те проводки, которые
отражены в бухгалтерском учете предприятия.
Справочники
, предназначенные для импорта в ПК «ИНСПЕКТОР»
Справочники,
необходимые для получения наименований закодированных реквизитов,
должны быть выгружены в виде одного файла RefXX.dbf, формат которого
описан ниже:
Остатки
на счетах бухгалтерского учета на начало периода
Остатки на
счетах бухгалтерского учета на начало периода выгрузки необходимо
предоставить в виде проводок с датой, на один день более ранней,
чем начало периода выгрузки. Например, если выгружаются проводки
за период 01.01.2007 – 31.12.2007, то остатки должны иметь дату
31.12.2006 и содержать остатки на конец дня 31.12.2006. Остатки
на счетах аналитического учета следует представлять в соответствующем
разрезе. Например, остатки по счету 62 следует представить в разрезе
поставщиков.
Очевидно,
что один счетов учета является техническим счетом. В качестве
технического счета обычно используют счет с кодом 0.
Остатки на начало периода могут быть помещены в файл проводок
Import.dbf.
Остатки
на счетах бухгалтерского учета на конец периода
Остатки на
счетах бухгалтерского учета на конец периода выгрузки не являются
обязательными и необходимы для контроля процесса импорта-экспорта.
Желательно предоставление хотя бы остатков по счету 51 (денежные
средства на счетах в банках).
Остатки на счетах бухгалтерского учета на конец периода следует
выгружать в виде проводок в отдельный файл SaldoEnd.dbf.
Вверх
